Warszawa to miasto tysięcy jednoosobowych działalności: programistów i konsultantów na B2B, grafików, trenerów, właścicieli małych lokali gastronomicznych i usługowych. Dla wielu z nich Krajowy System e-Faktur nie jest już tematem na przyszłość, bo obowiązek dotyczy ich od kwietnia 2026 roku, często bez ich świadomości. Sprawdzamy, kto w stolicy musi już wystawiać faktury w KSeF, kto ma czas do stycznia i jak przygotować firmę, żeby nowy rok nie zaczął się od chaosu w fakturach.
Harmonogram KSeF: gdzie jesteśmy we wrześniu 2026 roku
Wdrożenie KSeF rozłożono na trzy etapy:
- Od 1 lutego 2026 r. wszystkie firmy odbierają faktury w KSeF, a najwięksi podatnicy, ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 roku, także je w nim wystawiają.
- Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął pozostałych przedsiębiorców, w tym jednoosobowe działalności i spółki cywilne.
- Do 31 grudnia 2026 r. poza systemem mogą fakturować tylko najmniejsze firmy, u których sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie.
Od 1 stycznia 2027 roku ten wyjątek znika i faktury dla przedsiębiorców w KSeF wystawia każdy.
Specjaliści na B2B: obowiązek najpewniej już Cię objął
To najważniejsza informacja dla warszawskich freelancerów. Odroczenie do 2027 roku dotyczy tylko firm, które w żadnym miesiącu nie przekroczyły limitu 10 000 zł brutto. Limit liczy się razem z VAT, a jego przekroczenie działa od razu i na stałe. W KSeF trzeba wystawić już tę fakturę, którą przekroczono próg, i każdą kolejną, nawet jeśli w następnych miesiącach sprzedaż spadnie.
Przykład: programista z Mokotowa wystawia co miesiąc jedną fakturę dla software house’u na 15 000 zł netto. Z VAT to 18 450 zł brutto, czyli sama ta faktura przekracza limit. Oznacza to, że już pierwszą fakturę wystawioną po 1 kwietnia 2026 roku powinien był wystawić w KSeF. Jeśli nadal wysyła klientowi PDF z własnego szablonu, jego faktury nie spełniają dziś wymogów ustawy.
Do limitu wlicza się tylko faktury, które obowiązkowo powstają w KSeF. Nie liczy się faktur dla konsumentów, faktur z kas rejestrujących ani paragonów do 450 zł traktowanych jako faktury uproszczone. Fakturę zaliczkową przypisuje się do miesiąca, w którym ją wystawiono.
Klient z zagranicy? Faktura też powstaje w KSeF
Wielu warszawskich specjalistów pracuje dla firm z Niemiec, Holandii czy Stanów Zjednoczonych. Faktury dla zagranicznych kontrahentów również wystawia się w KSeF. Zagraniczny klient nie ma dostępu do polskiego systemu, dlatego fakturę przekazuje mu się w uzgodniony sposób, na przykład jako wizualizację w PDF z kodem weryfikującym.
Dla freelancera oznacza to jedno: program do fakturowania musi obsługiwać KSeF także przy fakturach w walucie obcej i dla nabywców bez polskiego NIP.
Gastronomia i usługi dla klientów indywidualnych
Lokale na Pradze, Woli czy Śródmieściu sprzedają głównie osobom prywatnym. Faktury konsumenckie nie są objęte obowiązkiem KSeF, więc sprzedaż dla gości restauracji nie wlicza się do limitu. Nie oznacza to jednak, że temat ich nie dotyczy.
Po pierwsze, każdy lokal od lutego 2026 roku odbiera w KSeF faktury od dostawców, hurtowni i firm kateringowych. Po drugie, 1 stycznia 2027 roku zmieniają się zasady przy kasie:
- Faktury z kas rejestrujących przestają być wystawiane poza KSeF.
- Paragon do 450 zł z NIP nabywcy przestaje być fakturą uproszczoną.
Firma, która wpada na lunch z klientem i prosi o fakturę, dostanie ją już z systemu. Warto uprzedzić o tym obsługę i sprawdzić, czy kasa oraz program sprzedażowy są na to gotowe.
Gdy KSeF albo internet nie działa
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie oznacza, że przy braku internetu firma staje. Przepisy przewidują tryby awaryjne:
- Tryb offline24. Fakturę można wystawić poza systemem, na przykład gdy padnie łącze w biurze, i przesłać ją do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.
- Niedostępność systemu ogłoszona przez Ministerstwo Finansów. Na przesłanie faktur jest więcej czasu, liczonego od zakończenia awarii.
Kluczowe jest to, żeby faktura wystawiona w takim trybie ostatecznie trafiła do KSeF. Dokument, który nigdy nie został przesłany, nie jest w świetle przepisów prawidłową fakturą.
Kary za KSeF: obecne przepisy i zapowiedź na 2028 rok
Art. 106ni ustawy o VAT pozwala nałożyć karę za wystawienie faktury poza KSeF mimo obowiązku:
- do 100% kwoty VAT z faktury,
- przy fakturze bez VAT do 18,7% kwoty należności ogółem.
Kara dotyczy każdej faktury osobno. Dla freelancera wystawiającego jedną fakturę miesięcznie z VAT na poziomie 3 450 zł roczna ekspozycja liczona jest w dziesiątkach tysięcy złotych.
W obowiązujących przepisach kary startują 1 stycznia 2027 roku. W połowie września 2026 roku Ministerstwo Finansów zapowiedziało przesunięcie tego terminu na 1 stycznia 2028 roku, ale wymaga to nowelizacji ustawy, której projekt dopiero powstaje. Przesunięcie ma dotyczyć tylko kar. Sam obowiązek korzystania z KSeF pozostaje, a skarbówka zapowiada, że będzie reagować na faktury wystawiane poza systemem i sprawdzać, czy nie służą nierzetelnym rozliczeniom.
Spółka cywilna w KSeF: NIP spółki i ZAW-FA
W Warszawie działa wiele spółek cywilnych: gabinetów, pracowni, małych agencji i lokali prowadzonych przez dwóch wspólników. W KSeF faktury wystawia się i odbiera na NIP spółki, a nie wspólników.
Spółka cywilna nie może po prostu zalogować się Profilem Zaufanym jednego ze wspólników. Najpierw trzeba wskazać pierwszą osobę z dostępem na jeden z dwóch sposobów:
- bezpłatnym zawiadomieniem ZAW-FA złożonym we właściwym urzędzie skarbowym,
- płatną kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną z NIP spółki.
Dopiero ta osoba nadaje uprawnienia drugiemu wspólnikowi i biuru rachunkowemu.
Jednoosobowa działalność ma prościej. Właściciel loguje się Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym i od razu zarządza dostępem do swojej firmy. Samym numerem PESEL nie da się zalogować.
Plan na ostatni kwartał 2026 roku
- Sprawdź, czy w którymkolwiek miesiącu od kwietnia sprzedaż fakturowa B2B przekroczyła 10 000 zł brutto. Jeśli tak, wystawiaj faktury wyłącznie w KSeF.
- Zaloguj się do KSeF i przejrzyj faktury zakupowe, które mogły tam trafić bez Twojej wiedzy.
- Upewnij się, że program do fakturowania obsługuje KSeF, faktury walutowe i certyfikaty KSeF. Tokeny, z których korzysta wiele programów, działają do końca 2026 roku.
- W spółce cywilnej wyznacz osobę z dostępem i złóż ZAW-FA.
- Nadaj biuru rachunkowemu uprawnienia do faktur.
- Ustal z obsługą lokalu, jak od stycznia wystawiać faktury dla klientów z NIP.
Księgowa spoza Warszawy? Przy KSeF lokalizacja przestała mieć znaczenie
KSeF zmienił jedną rzecz, o której mało się mówi: dokumenty nie muszą już fizycznie trafiać do biura. Faktury sprzedaży i zakupu są w systemie, a biuro z nadanymi uprawnieniami pobiera je samo. Paragony i umowy wysyła się zdjęciem, a rozmowy odbywają się przez telefon lub wideo. Dla przedsiębiorcy z Warszawy liczy się więc przede wszystkim to, czy księgowa odbiera telefon, zna przepisy i nie zostawia rozliczeń na ostatni dzień.
Tak pracuje biuro rachunkowe Księgowa Zielona Góra, które obok klientów z województwa lubuskiego obsługuje w całości online firmy z innych części Polski. Biuro prowadzi mgr inż. Dorota Wiśniewska, certyfikowana księgowa Stowarzyszenia Księgowych w Polsce, od 2015 roku związana z rachunkowością oraz kadrami i płacami.
Biuro specjalizuje się w jednoosobowych działalnościach i spółkach cywilnych na ryczałcie i księdze przychodów i rozchodów, w tym w obsłudze specjalistów na B2B. Obsługa KSeF jest w cenie księgowości i obejmuje:
- nadanie uprawnień,
- pomoc przy ZAW-FA dla spółek cywilnych,
- ustawienie dostępu tak, żeby faktury trafiały do biura bez przesyłania.
Kwoty ZUS, PIT i VAT klient dostaje z wyprzedzeniem przed terminem.
Na stronie biura działa kalkulator ceny: ryczałt od 200 zł, KPiR od 300 zł netto miesięcznie. Jest tam też lista najbliższych terminów podatkowych. Przedsiębiorcy, którzy chcą zmienić księgową, mogą umówić bezpłatną 20-minutową rozmowę telefoniczną lub wideo, od poniedziałku do piątku w godzinach 9:00-16:00, tel. 690 695 005.
Do końca okresu przejściowego zostało kilka miesięcy, a dla większości warszawskich freelancerów obowiązek i tak zaczął się już wiosną. Im szybciej faktury trafią tam, gdzie powinny, tym mniej korekt, wyjaśnień i nerwów czeka firmę w 2027 roku.
